Все мы хотим выполнять дела вовремя и быть продуктивными. Но на деле мы откладываем важные дела, а потом ужасаемся от количества пунктов в списке задач – и снова всё откладываем. Решение – выработать правильные привычки, которые позволят избегать прокрастинации. В этом вам поможет эта практичная книга – каталог немедленно реализуемых идей без «воды» и с четкой структурой.
С разрешения издательства, публикуем несколько полезных советов из этой книги.
Составляйте чек-листы абсолютно на всё (устраняем оправдание «Сначала мне нужно сделать то-то и то-то»)
Порой так просто впасть в прокрастинацию по поводу дел, которые вы уже сто раз выполняли прежде! Нередко это происходит из-за отсутствия устоявшейся процедуры. Есть простое решение – создайте систему для выполнения любого многоэтапного проекта в своей жизни.
Замечательный пример того, о чем я говорю, – корпорация McDonald’s. Она делает второсортные гамбургеры, да и качество ее других продуктов тоже далеко от идеала. Почему же McDonald’s сумела стать империей фастфуда? Потому что в каждом аспекте своих ежедневных операций она следует системе. У нее есть отдельная процедура производства картофеля фри, еще одна – для изготовления гамбургеров, и еще одна – для приема заказов. Ручаюсь: своя система есть и в том, как мыть туалеты.
McDonald’s не оставляет простора для интерпретаций – она дает детальные (но простые в исполнении) инструкции каждому сотруднику. Всё, что те должны делать, – следовать своим чек-листам, и тогда работа будет выполняться как должно. Если даже вы не поклонник их еды, все равно на их примере можно научиться многому. Если вы должны выполнять конкретное задание регулярно, превратите его в пошаговый чек-лист. Так легче систематизировать процесс.
Не пожалейте как-нибудь нескольких часов и проанализируйте, что именно вы делаете ежедневно. Определите такие дела, где нужно выполнить несколько этапов (то есть «проверка электронной почты» особой процедуры не требует, а вот «подготовка отчета по графику проектных работ» – требует определенно). Как только вы определили все свои процессы, превратите их в пошаговые системы. Это все равно что составлять проектный список, где каждый пункт требует единичного действия.
Мой вам совет: сделайте это для всех аспектов своей жизни, включая личные обязательства – финансы, домашние дела, сбор вещей для отпуска или планирование очередной вечеринки. Единожды создав систему, вы обретете схему, которой сможете пользоваться многократно, когда возникнет нужда выполнить очередное дело.
Пример
Скажем, вы должны каждую неделю выступать с 15-минутным отчетом о ходе выполнения проекта. Вместо того чтобы постоянно об этом думать, составьте пошаговый чек-лист того, что нужно сделать:
- Обрисовать в общих чертах, что будет входить в презентацию.
- Поговорить с членами проектной группы об их текущих проблемах/затруднениях.
- Собрать нужные данные, показатели и статистику.
- Организовать информацию в логическом порядке.
- Составить черновой проект презентации.
- Получить обратную связь от членов проектной группы и попросить их внести свой вклад.
- Создать вторую, третью и заключительную версии презентации.
- Потренироваться в произнесении речи, пока не освоитесь с материалом.
- Сделать презентацию.
Просто разработайте процедуру для всего, что делаете, – и всегда будете знать, какое конкретное действие нужно выполнить, начиная рутинный проект.
Внедрение привычки
Составить чек-листы на каждый рутинный многоэтапный проект совсем не трудно. Вообще-то этого можно добиться, сформировав привычку, которая похожа на определение проекта:
- Возьмите такой же сшиватель со сменными блоками или записную книжку, что и для списка проектов.
- Отведите отдельную страницу на каждый рутинный процесс.
- Запишите пошаговые действия, которые нужно будет выполнить.
- Следуйте этому чек-листу шаг за шагом каждый раз, когда нужно выполнить рутинное задание.
- Ищите пути для усовершенствования и обновления данного процесса.
Может показаться, что составление чек-листов на процессы – лишняя работа. Кое-кто даже возразит, что это как раз вызовет новый приступ прокрастинации, а вовсе не решит проблему. Я, однако, уверен в обратном. Наличие пошагового чек-листа рутинных заданий помогает выполнять их автоматически. Вам не придется гадать, что же делать дальше, – просто следуйте своей пошаговой инструкции.
Группируйте схожие рутинные дела (устраняем оправдание «Я просто забыл»)
Всем нам приходится выполнять мелкие дела, на которые и надо-то пару минут, но именно такие дела и имеют обыкновение забываться. Они – обратная сторона проектов и процессов; они – единичные действия и пункты ваших списков, которые при этом важны и нуждаются в регулярном выполнении. О них легко забыть, если вы не сформировали привычку заниматься ими каждый день. Простое решение, которое поможет целенаправленно следовать этой привычке, – сгруппировать мелкие дела.
Группировка сходна с чек-листом проектов, который мы уже рассмотрели. Разница в том, что вы используете особые временные/условные намеки как памятки заняться делами.
К примеру, я группирую ряд важных дел в процессе выполнения утренних задач. На самом деле это работает как поэтапный процесс, в течение которого я перехожу от пробуждения к началу рабочего дня:
- Проснуться где-то между 6:30 и 7:30.
- Пойти в ванную.
- Умыться и взвеситься.
- Вернуться в спальню и убрать постель.
- Сменить пижаму на дневную одежду.
- Пойти в кухню, выпить пол-литра воды со льдом и лимоном.
- Взять/сделать на завтрак молочный коктейль, кусочек какого-нибудь фрукта и две витаминки.
- Пойти в кабинет, включить компьютер.
- Пока компьютер загружается, просмотреть свои цели и съесть завтрак.
- Принять витамины.
- Проверить отслеживание привычек с прошлого вечера.
- Начать день с написания текстов в течение одного-двух часов.
Признаю: это может показаться признаком обсессивно-компульсивного синдрома – превращать любую рутинную деятельность в чек-лист. Но я обнаружил, что проще запомнить, что нужно справиться с мелкими делами, если они сгруппированы в единый процесс. Более того, следование этому плану генерирует серию «малых побед», так что к тому моменту, как я начинаю творить, я чувствую себя полным энергии и готовым к созданию замечательного контента.
Еще один вариант применения данной привычки – разработать стратегию временных блоков вроде «метода Помидора». У всех нас бывают одноплановые дела, требующие тем не менее различных действий. Часто не имеет смысла отводить на их выполнение отдельное время. Есть решение проще – сгруппируйте их вместе в пошаговый процесс.
Например, лично я изо дня в день выполняю «процесс коммуникации». Это простой порядок следующих рутинных действий:
- Просмотреть все почтовые сервисы и «обработать» каждое сообщение. Когда я с этим справляюсь, мой ящик для входящих писем совершенно пуст.
- Внести в график дела и задания на основе полученных электронных писем.
- Ответить на все комментарии в своих двух блогах.
- Зайти в свои профили в соцсетях (Google+, Twitter и Facebook); ответить на сообщения, опубликовать небольшие интересные отрывки контента и пообщаться с другими пользователями.
- Проверить Elance и дать ответы по текущим аутсорсинговым проектам.
Метод группировки небольших дел имеет ряд положительных эффектов. Во-первых, вы доводите до конца те самые мелкие дела, которыми нужно заниматься ежедневно. Во-вторых, вы избегаете возможной потери времени, потому что оно под контролем. И, наконец, у вас освобождается больше времени на проекты, которые обеспечивают 80 процентов результатов.
Внедрение привычки
Снова напомню: лучший способ применить на деле данную привычку – это усвоить процессоориентированный подход ко всем мелким, но важным повседневным занятиям. Вот как это делается:
- Определите мелкие дела, сходные по результатам и необходимым действиям.
- Сгруппируйте их в логическом порядке.
- Создайте пошаговый процесс и занесите его в сшиватель со сменными блоками.
- Для следования привычке каждый день по графику выполняйте временной блок дел.
Группировка заданий в отдельные блоки – отличный способ в темпе справляться с делами, не отклоняясь в сторону. Столкнувшись с отработанным процессом, прокрастинация потеряет силу. Вам не придется «выбирать», чем заняться, – вы просто будете следовать списку.
Начинайте день с MIT (устраняем оправдание «Как раз сейчас у меня нет времени»)
Говорить об эффективности принципа «80/20» очень легко, но вы увидите, что изо дня в день сосредоточиваться на важных делах, если ваш ежедневник пестрит множеством самых разнообразных «задач-соперников», на самом деле весьма непросто. Каково решение? Не нужно выискивать время для этих задач. Вместо этого прямо с утра начните ими заниматься – и первым делом.
Несколько лет назад Лео Бабаута ввел в употребление концепцию MIT – Most Important Tasks, или Самых Важных Дел. Идея заключается в том, чтобы определить дела, имеющие наибольшую значимость для вашей жизни или бизнеса, и, начав новый день, тут же приступать к их выполнению.
В результате вырабатывается следующая привычка преодоления прокрастинации: определите три дела, которые обязательно нужно выполнить до конца дня. Два из них должны относиться к текущему проекту, а третье – способствовать достижению долгосрочной цели. Более того, одно из трех дел должно представлять собой привычку, которой вы следуете каждый день.
Пример
В прошлом году я определил для себя, что основное мое занятие «80/20» – писательство. Неважно, над каким именно проектом я работаю, но писать я, как правило, должен каждый рабочий день. Это означает, что мне пришлось сформировать привычку начинать каждый день с часа-другого писательских трудов. Выполнив эту задачу, я посвящаю остаток утра двум другим MIT, которые значатся в списке дел на сегодня. Прямо с утра сосредоточившись на важных занятиях, я ввожу себя в состояние «батарейки энерджайзер» и могу днем эффективно заниматься любыми проектами.
Внедрение привычки
Сформировать привычку MIT просто. Всего-то и нужно, что следовать пяти шагам:
- Заканчивайте каждый день определением трех важных дел на завтра.
- Расставьте дела из этого списка по приоритетам – самое важное должно стоять первым.
- Проснувшись, немедленно приступайте к делу № 1 и доводите его до конца.
- Продолжайте процесс, доведя до конца дела № 2 и № 3.
- Посвятите остаток дня выполнению менее приоритетных, но все же важных дел.
Я настоятельно рекомендую вам сформировать у себя привычку утренних MIT. Привычка начинать каждый день с выполнения важных дел – могущественнейший борец с прокрастинацией (см. «7 привычек высокоэффективных людей»). Вместо того чтобы «выискивать время» для выполнения насущных дел, вы просто берете и делаете их, прежде чем переходить к занятиям, не имеющим столь мощного влияния на вашу жизнь.
Расскажите о своих целях (устраняем оправдание «Мне просто не хочется»)
Удивительно, до какой степени мы зависим от мнения других! Все мы хотим, чтобы нас любили и уважали, и потому нередко принуждаем себя что-то делать просто из желания хорошо выглядеть. Но можно обратить этот факт себе во благо, сделав каждую важную цель в своей жизни достоянием гласности.
Гласность, или публичная открытость, основана на феномене, известном как «Хоторнский эффект». Согласно результатам ряда исследований в области психологии, люди более склонны выполнять задания, если полагают, что за их деятельностью наблюдают. Иными словами, легко пренебрегать каким-то делом, если о нем никто, кроме вас, не знает; но если люди ожидают от вас его выполнения, ничего не поделаешь – приходится приступать.
Эту привычку очень легко внедрить, и всё же люди к ней не прибегают из боязни «потерять лицо» (см. «7 пагубных привычек, которыми страдают несчастливые люди»). Суть ее заключается в необходимости откровенно доводить до сведения избранной группы людей все ваши ошибки и недочеты. С другой стороны, гласность означает, что вы также получаете положительную обратную связь и поддержку.
Простейший способ добиться гласности – через интернет. В наши дни существует бесчисленное множество сайтов и приложений, задача которых – помогать в достижении целей. Просто найдите те, что помогут вам сформировать нужную привычку, а потом войдите в контакт с единомышленниками.
Еще одна полезная идея – использовать приложение типа Lift.do, которое сочетает в себе свойства социальной сети и приложения для отслеживания привычек. Просто подпишитесь на работу с нужными привычками – и получите поддержку (так называемые «пропы») от других участников сообщества Lift.
Внедрение привычки
Добиться гласности в своих действиях совсем нетрудно. Вот несколько способов, при помощи которых вы сможете сообщать о своих усилиях и получать обратную связь от других.
- Друзья и члены семьи (найдите друга для взаимной поддержки).
- Мастермайнд-группы.
- Приложения для общения о привычках (например, Lift.do).
- Специальные форумы для работы над привычками.
- Посещение мероприятий в вашем сообществе для встреч с единомышленниками.
- Соцсети, например Facebook, Twitter и Google+.
- Оповещайте о своих достижениях в блогах.
Теперь проще, чем когда-либо, контактировать с людьми, разделяющими ваши стремления и цели. Оповестите о своих целях весь мир – и будете поражены, какую поддержку получите в ответ! Хотя вас может слегка нервировать мысль о публичности и гласности, вы обнаружите, что избежать прокрастинации намного легче, когда вы знаете, что люди полагаются на вас и ждут, что вы сдержите данное обещание.
Мы подготовили специально для вас интересный тест, при помощи которого можно определить уровень своей лени.